Bestuurdersaansprakelijkheid

1. Doe vooraf gedegen onderzoek naar de rechtspersoon voordat u een bestuursfunctie aanvaardt. 

Voordat u in een rijdende trein stapt, is het raadzaam om te onderzoeken of u er verstandig aan doet om de functie te aanvaarden. Als de rechtspersoon zich in zwaar weer bevindt, dan is de kans groter dat u op enig moment ook zelf persoonlijk aansprakelijk wordt gehouden. Dat is zelfs mogelijk voor fouten die gemaakt zijn vóór het moment van uw aantreden. U kunt daarbij denken aan onderzoek naar de vermogensrechtelijke positie (en dus ook de schulden van de B.V.). Bestudeer de stukken in ieder geval tot drie jaar terug. Controleer ook of de jaarrekeningen tijdig zijn gepubliceerd. Vraag om een kopie van de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en laat u goed informeren over uw dekking onder deze verzekering. 

2. Zorg dat de administratie van de rechtspersoon op orde is en zorg jaarlijks voor tijdige publicatie van de jaarrekening. 

Als het bestuur niet voldoet aan de wettelijke boekhoudplicht en/of de publicatieplicht, kan dat ernstige nadelige gevolgen hebben voor uw positie. Daarmee staat het in de praktijk namelijk vrijwel vast dat het bestuur haar taken kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld.

3. Ga geen verplichtingen aan waarvan u weet dat de rechtspersoon die niet kan nakomen. 

Als u als bestuurder een overeenkomst sluit in de wetenschap dat de B.V. de verplichtingen uit de overeenkomst niet zal kunnen nakomen, kan een schuldeiser die daardoor schade lijdt, u voor die schade persoonlijk aansprakelijk houden.

4. Notuleer bestuursvergaderingen en houd een logboek bij van belangrijke ontwikkelingen en (ook uw persoonlijke) afwegingen.

Deze notulen en het logboek kunnen dienen als bewijs bij procedures, bijvoorbeeld als bewijsmiddel dat er wel of geen sprake is van onbehoorlijke taakvervulling door een bestuurder. Bij bestuurdersaansprakelijkheid is het bovendien niet altijd zo dat een bestuurder voor elke fout gelijk aansprakelijk is. Soms kunnen medebestuurders een beroep doen op disculpatie. Leg daarom ook vast waar u het bijvoorbeeld niet over eens bent.

• Leg schriftelijk vast (bijvoorbeeld in notulen of e-mails) dat én door wie er is gewaarschuwd voor mogelijk negatieve gevolgen van besluiten of handelingen waarmee het bestuurderscollectief moest instemmen.
• Stel kritische vragen over de risico’s die de organisatie loopt, de financiële stand van zaken en grote verplichtingen die worden aangegaan: stel ten minste vragen, controleer en corrigeer waar nodig.

5. Ontwikkel en implementeer een ESG-beleid.

De afkorting ‘ESG’ staat voor ‘environmental, social en corporate governance’: milieu, maatschappij en goed ondernemingsbestuur. Er is een tendens zichtbaar om bestuurders steeds vaker persoonlijk aansprakelijk te houden voor het niet behalen of niet volgen van het ESG-beleid van de onderneming. Een voorbeeld: de dreiging van Milieudefensie om bestuurders van Shell voor de rechter te slepen als de uitstoot van CO2 door Shell niet fors wordt verminderd. De kans op massaclaims ligt op de loer. Het wordt van bedrijven verwacht dat zij in hun jaarverslag aandacht besteden aan ESG, en dat betekent dat u daar als RvB en RvC een beleidsplan moet hebben en daarvoor instaat. U neemt een verantwoordelijkheid op zich, en als verklaringen niet juist zijn, dan kan dat tot serieuze problemen leiden.

6. Evalueer regelmatig het door u gevoerde beleid en voer periodiek risicoanalyses uit.

Houd de vinger aan de pols! 

7. Bij zwaar weer: wees extra alert op bovenstaande punten, let op met selectieve betalingen en doe tijdig melding van betalings-onmacht bij de belastingdienst, pensioenfondsen en het UWV.  

Indien er niet wordt voldaan aan het tijdig melden van betalingsonmacht voor sociale verzekeringspremies, bijdragen aan bedrijfstakpensioenpremies en loon- en omzetbelastingen, dan is de bestuurder als gevolg van de Tweede Misbruikwetgeving in principe persoonlijk aansprakelijk voor de schulden uit deze vorderingen.

8.  Internationaal ondernemen

Bij het ondernemen over de grenzen krijgt u ook te maken met wetgeving uit andere landen waar u misschien niet altijd mee bekend bent. Zeker als u vestigingen in het buitenland opent, moet u rekening houden met de risico’s waar de bestuurders en commissarissen van die buitenlandse rechtspersonen mee te maken kunnen krijgen. Daarnaast kan ondernemen in het buitenland op heel veel verschillende manieren plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan een joint venture of een minderheidsdeelneming. Elke structuur kent weer andere risico’s. Laat u lokaal goed informeren en zorg voor een passende bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering.

9. Sluit een passende bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af en controleer dat deze in stand blijft (ook na uw vetrek).

Een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is een zeer effectief middel om de risico’s uit bestuurdersaansprakelijkheid op persoonlijk niveau te mitigeren. Zorg er wel voor dat u een passend advies krijgt van uw verzekeringsmakelaar. Houdt de makelaar altijd goed op de hoogte van verkopen, overnames en andere wijzigingen in het organisatieschema. 

10. Schakel bij twijfel een (juridisch of financieel) deskundige in.

De verantwoordelijkheden van bestuurders en commissarissen/toezichthouders worden steeds groter en complexer. Bestuurders van internationaal werkende bedrijven moeten daarbij ook rekening houden met de lokale wet- en regelgeving, gebruiken, normen en waarden, en de daarbij behorende (inter)nationale risico’s. Zorg er daarom doorlopend voor dat u de risico’s identificeert en kwalificeert (Verkennen). Tref op basis daarvan de juiste risico-mitigerende maatregelen (Voorkomen). Dek de overgebleven risico’s daar waar mogelijk af met een adequate lokale of internationale verzekering (Verzekeren).