Heb jij je van genoeg buffer verzekerd?

Als werknemer alle ballen in de lucht houden zonder omvallen? Creëer een buffer voor jezelf

Als werknemer is het nu vooral belangrijk niet om te vallen door de drukte en stress die weer toeneemt. Hoe doe je dat het beste? Deze vijf zaken bleken afgelopen tijd behulpzaam bij het zo laag mogelijk houden van ons stressniveau:

• Je stressniveau loopt snel op als er iets onverwachts gebeurt. Bijvoorbeeld als een klant je belt met een grote vraag als je net een belangrijke uitzoekklus wil oppakken. Plan je dag daarom niet helemaal vol, maar ga er in je planning al vanuit dat je een deel van je tijd zult besteden aan onvoorziene zaken. Pas hiervoor bijvoorbeeld de 70/30 regel toe. Plan van je werktijd 70% in met afspraken, projecten en overleggen en dergelijke. De overige 30% van je tijd houd je dan de ruimte om die collega van advies te voorzien of urgente mails en telefoontjes op te pakken.
• Financiële zorgen zijn een belangrijke bron van stress. Door maandelijks een bedrag te sparen en meevallers opzij te zetten, zorg je voor een buffer in je financiën en creëer je ruimte voor tegenvallers.
• In stressvolle tijden loop je jezelf snel voorbij. Maar het zuurstofmasker-principe in vliegtuigen gaat ook hier op: zorg eerst goed voor jezelf, daardoor ben je beter in staat goed voor je omgeving te zorgen. Plan dus ruimte in voor uitspattingen, me-time of wat jouw batterij dan ook oplaadt. Hierdoor kan je er weer op volle kracht tegenaan.
• Perfectionisten zijn erg gevoelig voor werkdruk en stress. Juist alles perfect willen doen, legt een zware druk op je. Terwijl de investering om van een 8 een 10 te maken de meeste inspanning kost, is de omgeving veelal al tevreden met die 8. Voor perfectionisten, maar eigenlijk voor iedereen, geldt dan ook: ga eens wat vaker voor goed genoeg en kies wat je voor een 10 aanpakt. Zo hou je tijd en ruimte over en krijg je energie van hetgeen je perfectioneert.
• Niets kost je brein zo veel energie als steeds maar nieuwe dingen moeten doen. Besteed die energie dan ook slim door jezelf routines aan te leren. Zo behoud je focus en tijd voor die zaken die je aandacht behoeven.

Als organisatie omgaan met een onvoorspelbare wereld? Plan en besluit robuust

Afgelopen maanden hebben bewezen dat de wereld er in korte tijd opeens helemaal anders uit kan zien. Flexibiliteit in je bedrijfsvoering blijkt dan een groot goed. Robust Decision Making (RDM) is een methode die perfect aansluit bij de flexibiliteitseis. RDM is gebaseerd op het identificeren van aanpassingsopties of strategieën die goed passen in een breder scala aan mogelijke toekomsten. Bij het opstellen van de strategie gaat er het niet om dat deze optimaal is, maar dat het een strategie is die ‘robuust’ is en resultaten oplevert die ‘goed genoeg’ zijn binnen de verschillende mogelijke toekomsten die je van te voren bedacht hebt. Dus door in je strategie ruimte te laten voor onverwachte zaken creëer je flexibiliteit. En doordat je de focus legt op het minimaliseren van spijt (door te gaan voor zo veel mogelijk goed genoeg) in plaats van het maximaliseren van nut, blijkt je voorspelling vaak beter passend. Wat je weer een rustig en ‘in controle’ gevoel geeft.

Een buffer als verzekering, maar dan zonder polis

We kunnen dus stellen dat zowel voor werknemers als werkgever geldt dat je deze stressvolle tijd het beste doorkomt door een buffer te creëren. Zorg goed voor jezelf en voor je bedrijf door na te denken over je kwaliteiten en behoeften en hoe dat past in de mogelijke toekomsten. Als je weet wat je risico’s zijn, dan weet je ook hoe je daar mee om kunt gaan. En als je weet hoe je met je risico’s om kunt gaan, wordt het makkelijker je kansen te benutten.

Al filosoferende met collega Pim van de Wiel kwam ik tot de conclusie dat dit eigenlijk ook een verzekering is. Want door robuust te plannen verzeker je jezelf en je bedrijf van de ruimte om mee te bewegen in de behoeften en eisen van dat moment. En zo praten wij als risicomanager toch weer over verzekeren, alleen blijft die polis dan steeds vaker achterwege. Verkennen, voorkomen, verzekeren.

Ik ga in ieder geval voor nu maar meteen eens die 70/30-regel op mijn agenda toepassen en structureel een ochtendwandeling inplannen. Wat ga jij doen om een buffer te creëren? Ik hoor het graag van je onder het genot van een (digitale) kop thee.